Rechnungen, Etappe 1 bis 4b

• Menüpunkt „Rechnungen“ mit Liste (Suche, Filter Alle / Entwürfe / Offen / Überfällig / Bezahlt, Jahr, Summen offen und überfällig).
• Editor mit Kopfdaten, Positionen, Rabatt je Position und Gesamtrabatt, Live-Summen, Dauerrechnung, Reverse Charge.
• Buchen: Nummer SIM2026 / n, danach gesperrt. Korrektur später nur per Storno-Gutschrift.
• PDF auf dem SIM-Briefpapier, Aufbau wie die Teamleader-Rechnung, Unterschrift eingebettet.
• Detailseite mit Zahlungen, Bezahlt-Knopf, „Als gesendet markieren“, Notizen, interner Bemerkung.
• Firmenakte: Karte „Rechnungsdaten“ (Kundennummer, DATEV-Konto, Rechnungs-E-Mail, Zahlungsziel, Steuer-Regel) und Karte „Rechnungen“.
• Nummernkreis: am Umstellungstag die letzte Teamleader-Nummer eintragen, das System macht mit der nächsten weiter.

• Zeit übernehmen: Im Editor holt ein Dialog die nicht abgerechnete Zeit der Firma, gruppiert je Monat und Arbeitstyp mit Stunden, Satz und Betrag. Einzelne Einträge lassen sich abwählen. Je Monat und Arbeitstyp entsteht eine Position, die Beschreibung bleibt frei änderbar. Beim Buchen werden die Einträge in einem Zug als abgerechnet markiert und sind danach gesperrt. Ändert jemand einen Eintrag zwischen Übernahme und Buchen, lehnt das Buchen ab und sagt warum.
• Nicht abgerechnete Zeit: Knopf in der Liste wie in Teamleader, zeigt alle Firmen mit offener Zeit und legt direkt eine Rechnung an. In der Firmenakte gibt es „In Rechnung stellen“ je Monat, das Zeitarchiv verlinkt die Rechnungsnummer.
• Dauerrechnung aus Abos: Jedes Abo hat jetzt eine Abrechnungsart (Dauerrechnung, Monatsrechnung, keine). Der Dialog baut aus den Abos eine Dauerrechnung mit Laufzeit 12, 24 oder 36 Monaten, Monatsbetrag je Abo, Lastschrift. Die Firmenakte erinnert, solange keine laufende Dauerrechnung gebucht ist.
• Monatsrechnungen: Für Abos mit Abrechnungsart „Monatsrechnung“ legt ein Knopf je Firma einen Entwurf für den gewählten Monat an, mit Vorschau und ohne Doppelungen. Abos, die in einer laufenden Dauerrechnung stecken, werden übersprungen.

• Senden: Dialog wie in Teamleader mit Absender, An, CC, Betreff, Text aus Vorlage und PDF-Anhang. Antworten laufen über Reply-To in service@ und werden Tickets. Alternativ „PDF herunterladen“ und als gesendet markieren. Jeder Versand steht mit vollem Mailtext in den Aktivitäten.
• Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung: manuell per Knopf, mit Frist, optionaler Mahngebühr, Vorlagentext, PDF-Vorschau. Die Mail trägt Mahnschreiben und Rechnung als Anhang. Karte „Mahnungen“ mit allen Schreiben, Stufe in der Liste sichtbar.
• Gutschrift: „Komplett stornieren“ bucht eine Gutschrift über alle Positionen, das Original gilt als storniert und seine Zeiteinträge werden wieder frei. „Teil-Gutschrift“ mit änderbaren Positionen senkt den offenen Betrag. Beide Wege bekommen eine eigene Nummer im selben Nummernkreis und ein PDF.
• Als Entwurf kopieren: gebuchte Rechnung als neuen Entwurf übernehmen, Zeiteinträge kommen mit, wenn sie wieder frei sind.
• Einstellungen: Absender (service@, später rechnung@ sobald das Postfach eingerichtet ist), CC/BCC-Standard, alle Mailvorlagen mit Platzhaltern und Vorschau, Fristtage, Mahngebühren, Signatur.

• Bankdatei einlesen: Der Sparkassen-Export (CSV wie im September) wird eingelesen. Jeder Eingang bekommt einen Vorschlag: über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, die Kundennummer, eine bekannte IBAN, den Namen oder als Lastschrift auf eine laufende Dauerrechnung. Sammelüberweisungen werden auf mehrere Rechnungen verteilt. Sichere Treffer sind vorausgewählt, unsichere bekommen eine Kandidatenliste. „Zahlungen buchen“ legt die Zahlungen an und setzt die Rechnungen auf bezahlt. Ein zweiter Import derselben Datei bucht nichts doppelt.
• Offene Bankeingänge: was keiner Rechnung zugeordnet werden konnte, bleibt in einer Liste und lässt sich später zuordnen oder ignorieren.
• Dauerrechnungen gelten nie als bezahlt oder überfällig. Sie zeigen Monatsbetrag, Laufzeit und die Zahl der Zahlungen.
• Export für Steuerberater: Zeitraum wählen, ZIP mit allen gebuchten Rechnungen und Gutschriften als PDF plus Übersicht als CSV, für den Upload in DATEV Unternehmen online. Optional ein DATEV-Buchungsstapel im amtlichen EXTF-Format (gegen die DATEV-Formatbeschreibung geprüft). Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Erlöskonten einstellbar.

• Warum: Ab 2027 müssen Unternehmen über 800.000 € Umsatz, ab 2028 alle Unternehmen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Empfangen müssen wir schon seit 2025.
• Standard ZUGFeRD: Jede gebuchte Rechnung ist jetzt ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931. Für den Kunden sieht das PDF aus wie bisher, seine Buchhaltungssoftware liest das XML. Vor dem Buchen prüft das System das XML gegen die europäische Norm.
• XRechnung je Firma einstellbar (für Behörden mit Leitweg-ID): das XML geht als eigener Anhang mit der Mail raus.
• Drei Modi: „Warnung“ (Standard: bei Prüffehlern wird trotzdem gebucht, ohne XML, mit Fehlerliste und der Möglichkeit „XML nachziehen“), „Pflicht“ (bei Fehlern wird nicht gebucht) und „Aus“.
• Neue Stammdaten: Absender (IBAN, BIC, Gläubiger-ID, Kontakt, E-Rechnungs-Adresse) in den Admin-Einstellungen; je Firma Format, Leitweg-ID, E-Rechnungs-Adresse, SEPA-Mandat. Steuer-Regel „nicht steuerbar“ für die Schweiz, Befreiungsgrund bei steuerfreien Rechnungen.
• Geprüft mit: der EN-16931-Prüfung im System, dem amtlichen KoSIT-Validator (37 von 37 XML akzeptiert, auch die XRechnung-Regeln) und veraPDF (PDF/A-3b bestanden).

• Was: Alle 1.345 Rechnungen (SIM2018 / 2 bis SIM2026 / 496) und 81 Gutschriften kommen über die Teamleader-Schnittstelle ins Rechnungsmodul, jede mit dem Original-PDF aus Teamleader. Danach kann Teamleader gekündigt werden.
• Wo: Admin-Einstellungen, Abschnitt „Teamleader-Import“: Zugang (Client-ID, Secret) eintragen, Freigabe-Link öffnen, Code einlösen. Dann „Probelauf“ (nur lesen, Bericht), „Importieren“ (Hintergrund, Fortschritt, etwa 20 Minuten) und „Import rückgängig“.
• Firmen-Zuordnung: Kundennummer, USt-IdNr, E-Mail, Name, in dieser Reihenfolge. Fehlt die Firma, wird sie angelegt und als „beim Teamleader-Import angelegt“ markiert. Ist ein Fall nicht eindeutig, sperrt der Probelauf den Import, bis du ihn im Bericht entschieden hast.
• Importierte Belege tragen ein Abzeichen „Teamleader“, behalten Nummer, Status und Zahlungen aus Teamleader, sind gesperrt wie gebuchte, bekommen keine Mahnung und keine E-Rechnung und fehlen im DATEV-Export (der Steuerberater hat sie schon; Häkchen zum Einschließen). Die 10 offenen Rechnungen werden vom Bankabgleich wie eigene gefunden.
• Gutschriften: 11 alte Gutschriften tragen in Teamleader Rechnungsnummern (SIM2020 / 1 bis 9, SIM2024 / 1 und 2). Sie bekommen ein „G-“ davor, die Original-Nummer bleibt sichtbar.
• Alt-Steuersätze 16 % und 5 % (2020) werden angezeigt, im DATEV-Stapel aber nie auf die 19 %- und 7 %-Konten gelegt, sondern unter „manuell buchen“ in der Hinweisdatei genannt.
• Wiederholbar: Ein zweiter Lauf überspringt alles Bekannte. Rückgängig ist gesperrt, sobald an importierten Belegen etwas Neues hängt (Bankzahlung, eigene Gutschrift, Versand, Mahnung).

Backend 405 TestsFrontend 76 TestsAblauf 72 + 65 PrüfungenCode-Review ohne BlockerEtappe 4c: Backend 619, Frontend 218, Ablauf 665, Browser 64 + 20

Getestet gegen eine Wegwerf-Datenbank, mit dem echten PDF-Dienst und im Browser in beiden Themes. Die Produktivdaten wurden nicht angefasst.

1. ✅ Etappe 1 ist live, Kundennummern und DATEV-Konten bei 200 Firmen nachgetragen.
2. Du trägst im Block „Nummernkreis“ die letzte Teamleader-Nummer ein (heute 496).
3. ✅ Etappe 2 und 3 sind live.
4. Erste echte Rechnung gemeinsam buchen und das PDF gegen Teamleader vergleichen.
5. ✅ Etappe 4c ist live, Altbestand am 26.09. importiert: 1.426 Belege (1.345 Rechnungen, 81 Gutschriften), 0 Fehler, alle Original-PDFs. Absender rechnung@ ist im Backend eingerichtet. Jetzt: Absender in den Admin-Einstellungen umstellen, Stichprobe, dann Teamleader kündigen.

Danach: Erkennung eingehender E-Rechnungen im Ticketsystem.