KI-generiertGilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für meinen Betrieb?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird. Eine Ausnahme für Kleinbetriebe kennt der Beschluss nicht. Betroffen sind Vollzeitkräfte ebenso wie Teilzeitkräfte, Aushilfen und Minijobber.
Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einzurichten. Der deutsche Gesetzgeber hat die Einzelheiten noch nicht geregelt, die Pflicht selbst besteht aber bereits.
Was genau muss ich aufzeichnen?
Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer, einschließlich der Pausen und der Überstunden. Es genügt nicht, nur die Überschreitung von acht Stunden zu notieren, wie es das Arbeitszeitgesetz schon länger verlangt.
| Beschäftigte | Was erfassen | Besonderheit |
|---|---|---|
| Festangestellte in Voll- und Teilzeit | Beginn, Ende, Pausen, Überstunden | Aufbewahrung mindestens zwei Jahre |
| Minijobber und kurzfristig Beschäftigte | Beginn, Ende, Dauer je Arbeitstag | Zusätzliche Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz |
| Freie Mitarbeiter mit echtem Honorarvertrag | keine Pflicht des Auftraggebers | Vorsicht bei Scheinselbständigkeit |
Reicht eine Excel-Liste oder brauche ich ein elektronisches System?
Derzeit ist die Form frei. Eine Tabelle oder ein Stundenzettel auf Papier ist zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig ist und nicht nachträglich unbemerkt geändert werden kann. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich und muss stichprobenartig kontrollieren.
Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht die elektronische Erfassung als Regel vor, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Wer heute ein System einführt, sollte deshalb eines wählen, das elektronisch arbeitet und Auswertungen für die Behörde liefern kann.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja, aber anders als bisher. Beschäftigte dürfen weiter selbst entscheiden, wann sie arbeiten. Die Zeiten müssen trotzdem aufgezeichnet werden. Vertrauensarbeitszeit bedeutet künftig Freiheit bei der Lage der Arbeitszeit, nicht Verzicht auf die Dokumentation.
Was droht, wenn ich nichts erfasse?
Ein Bußgeld gibt es für den bloßen Verstoß gegen die Erfassungspflicht noch nicht unmittelbar. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber die Einführung eines Systems anordnen, und wer diese Anordnung missachtet, riskiert ein Bußgeld. Schwerer wiegt das Risiko im Streitfall: Fehlen Aufzeichnungen, hat der Arbeitgeber bei Überstundenklagen und Prüfungen der Rentenversicherung schlechte Karten.
Häufige Fragen
Müssen auch leitende Angestellte ihre Zeiten erfassen?
Nach derzeitigem Stand ja, soweit sie unter das Arbeitsschutzgesetz fallen. Ob der Gesetzgeber Ausnahmen für leitende Angestellte schafft, ist offen.
Darf ich per App mit Standortdaten erfassen?
Nur, wenn es für die Zeiterfassung erforderlich ist und die Beschäftigten informiert wurden. Eine dauerhafte Ortung ist datenschutzrechtlich nicht zulässig.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre. Für die Lohnabrechnung gelten längere steuerliche Fristen, deshalb empfiehlt sich eine einheitliche Aufbewahrung.
Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Ja. Der Arbeitsort ändert nichts an der Pflicht, das System muss die Erfassung auch von außerhalb ermöglichen.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
- Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, § 17 Mindestlohngesetz
Von der Pflicht zur Lösung in drei Schritten
Erst prüfen, dann einführen, dann an einem Ort verwalten. Der erste Schritt kostet nichts.
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Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand: 15.09.2026. Zuletzt geprüft: 15.09.2026.
Transparenz: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI recherchiert und geschrieben, redaktionell geprüft und freigegeben. Das Titelbild ist KI-generiert.