1. Was AktiVita heute hat, und warum der Kunde es liebt
Der Link hinter „Beratungstermin", „Starttermin", „Kennenlerntermin" und „Probetraining" auf akti-vita.de führt auf ein Typeform mit dem internen Titel „WhatsApp Widget auf LP". Es hat genau zwei Schritte.
Was es wirklich ist
Ein Lead-Formular mit vier Feldern, das den Kanal auf WhatsApp umbiegt. Kein Bot, keine KI, keine Terminbuchung. Danach schreibt ein Mensch (oder ein Tool mit Vorlage) die Person an und macht den Termin im Chat aus.
Was daran richtig ist
- Niedrige Hürde. Thema antippen, vier Felder, kein Kalender-Commitment. Unentschlossene brechen bei einem Kalender ab, hier nicht.
- Gespräch statt Formular. Rückfragen und Termin laufen im selben Kanal, Öffnungsraten über 90 Prozent.
- Der Kanal bleibt offen. Nach dem Probetraining, beim Angebot, später als Mitglied.
Was daran schwach ist
- Fremdes Branding, Medienbruch Website → Typeform → WhatsApp.
- Das Studio muss anschreiben: Opt-in-Pflicht, Vorlage, Kosten je Eröffnung, und das Formular holt das Opt-in nicht sauber ein.
- Abends antwortet niemand. Keine Verbindung zu Lead-System, Kalender, Studiosoftware, kein Nachfassen, kein Reporting.
Deine Frage, ob das besser ist als direkte Terminbuchung: Für Entschlossene nicht. Für Unentschlossene, also die Mehrheit, ja, weil sie überhaupt erst antworten. Die richtige Antwort ist beides: Terminwahl im Chat. Der Entschlossene ist in 30 Sekunden gebucht, der Unentschlossene darf erst eine Frage stellen.
2. Was wir schon haben
Nichts davon muss neu gebaut werden. WhatsApp bekommt davor einen anderen Einstieg und dahinter einen anderen Auslöser.
| Baustein | Stand | Für WhatsApp |
|---|---|---|
| Postfach im Kundenportal | Hub v0.243: Empfang, Antwort, 24-h-Fenster, Vorlagen, Medien, Verbinden per Embedded Signup, Bot „Bot zuerst, Mensch übernimmt" bei SimGym | Die Leitung steht, der Bot antwortet heute schon auf WhatsApp. |
| Bot-Motor | Wissen aus der Kundenakte (Öffnungszeiten, Angebote, Tarife, Trainingsangebote, Kursplan, Termine), Lead-Regel, Termin-Regel, CTA-Buttons | Gleicher Motor, Ausgabe als WhatsApp-Buttons und Listen. |
| Terminquellen | Google-Kalender, Magicline Connect + Open API, aidoo geplant; der Bot bucht seit v0.193 | Nur die Slot-Auswahl als Listen-Nachricht fehlt. |
| Lead-System | Standardformulare, Bestätigungsmails, Studio-Mail, Duplikat-Weiche | WhatsApp-Leads laufen über denselben Einlauf, Quelle whatsapp. |
| Angebote / Verträge | Angebotsseiten, Bestellstrecke für Magicline, Agilea, aidoo | Bot zeigt das aktive Angebot, verlinkt die Bestellseite. |
| Scouting | Scout-App mit persönlichem Link, Bonus bei echtem Besuch oder Vertrag | Der Einladungslink wird per WhatsApp verschickt, genau dort, wo er weitergeleitet wird. |
| Kundenfeedback | Mini-OBAs Probetraining, Zufriedenheit, Kündigung; Google-CTA nur bei positiv | Feedback-Frage direkt im Chat mit drei Tasten. |
| Magicline-Webhooks | CUSTOMER_CHECKIN / CUSTOMER_CHECKOUT im Produktionsantrag vom 08.09. beantragt, Verarbeitung fehlt noch | Auslöser für die Mitglieder-Strecke. |
3. Spielregeln von Meta, die das Konzept formen
24-Stunden-Fenster
Schreibt der Kunde, darf das Studio 24 h frei antworten: Text, Bilder, Buttons, Listen. Danach nur genehmigte Vorlagen. Jede Kundenantwort öffnet das Fenster neu.
Preise Deutschland 2026
Marketing-Vorlage ca. 11,3 ct, Utility-Vorlage ca. 4,6 ct (im offenen Fenster kostenlos). Service-Antworten im Fenster heute frei, ab 01.10.2026 hat Meta einen Cent-Betrag angekündigt. Das Studio zahlt direkt an Meta, wir sind Tech Provider.
Opt-in
Pflicht für alles, was das Studio beginnt. Klickt die Person selbst auf „Per WhatsApp schreiben", hat sie das Gespräch eröffnet: kein Opt-in, keine Vorlage, kein Preis. Mitglieder-Nachrichten brauchen ein Opt-in mit Zeitstempel und „STOP" jederzeit.
KI-Regel seit 15.01.2026
Allgemeine KI-Assistenten sind verboten. Ein Studio-Bot für Anfragen, Termine, Kursplan und Service ist ausdrücklich erlaubt, wenn er beim Thema bleibt, sich als automatisch zu erkennen gibt und an Menschen übergibt. Genau so ist unserer gebaut.
Qualität und Limits
Neue Nummern: 250 Kontakte in 24 h, steigt automatisch. Blockierungen senken die Bewertung. Also keine Massenpost, kurze Nachrichten, immer ein Ausstieg. Coexistence bleibt Standard: antwortet ein Mitarbeiter am Handy, schweigt der Bot.
Bausteine von WhatsApp
Text, Bilder, Dokumente, Sprachnachrichten, Standort, Antwort-Buttons (bis 3), Listen (bis 10), Vorlagen mit Buttons, Flows (Formulare im Chat mit Datumswahl), Click-to-WhatsApp-Links und QR-Codes, Click-to-WhatsApp-Anzeigen (Gespräch 72 h kostenlos).
4. Strecke 1: Einstieg für Interessenten
4.1 Der Klick statt des Formulars
Die Knöpfe „Probetraining", „Beratungstermin", „Starttermin", „Kennenlerntermin" in Template v1 bekommen eine zweite Option: „Per WhatsApp starten". Das ist ein Click-to-WhatsApp-Link auf die Studio-Nummer mit vorgeschriebenem Text und Kontext-Kennung. Die Person tippt nur „Senden", das Gespräch ist von ihr eröffnet, und wir wissen aus der Kennung, woher sie kommt.
https://wa.me/4939465198110?text=Hallo!%20Ich%20interessiere%20mich%20für%20ein%20Probetraining.%20(Q-PT) Kennungen: Q-PT Probetraining · Q-BT Beratung · Q-KL Kennenlernen · Q-VT Vertrag testen · Q-AZ Anzeige · Q-QR Aushang
Derselbe Link als QR-Code auf Flyer, Schaufenster, Tresen und in Google-Beiträgen. Für Leute, die lieber ein Formular ausfüllen, bekommt das bestehende Standardformular ein Häkchen „per WhatsApp weitermachen" mit Opt-in-Text; dann schreibt das Studio per Utility-Vorlage zuerst. Das ist die Typeform-Variante, sauber gebaut, aber zweite Wahl.
4.2 Was der Bot dann tut
Dahinter passiert dasselbe wie beim Website-Bot
- Lead im Lead-System, Quelle
whatsapp, Ziel aus der Kennung, Thema aus der Tastenwahl. - Buchung über die Terminquelle des Kunden: Google, Magicline, aidoo.
- Bestätigungsmail, Studio-Mail, Scout-Einladung, Eintrag in der Kundenakte.
- Die Telefonnummer ist sicher, sie ist die WhatsApp-Kennung.
Vier Ziel-Varianten, ohne vier Bots
Ob ein Studio Probetraining, 7 Tage kostenlos, Kennenlerntermin oder „Vertrag des Monats 14 Tage testen" anbietet, steht in der Kundenakte. Der Bot liest es dort wie heute auf der Website. Beim Vertragsziel zeigt er das Angebot mit Preis und Laufzeit und schickt den Link zur Bestellseite; SEPA, Widerruf und AGB bleiben auf der Website. Später kann ein WhatsApp-Flow die Bestellung in den Chat holen.
Wo das Team eingreift
Alles läuft im Postfach im Kundenportal. „Mitarbeiter" oder ein Anhang übergeben an einen Menschen, das Studio-Handy sieht dieselben Chats. Neu dazu: Push ans Portal bei Übergabe.
4.3 Nachfassen im selben Kanal
| Wann | Nachricht | Art | Kosten |
|---|---|---|---|
| Sofort | Bestätigung mit Datum, Ort, Mitbringen | im Fenster | frei |
| 24 h vorher | „Morgen 16:30 sehen wir uns. Passt es noch?" [Ja] [Verschieben] | Utility | 4,6 ct |
| Folgetag | „Wie war dein Probetraining?" 😍 😐 😞, danach das Angebot | Utility | 4,6 ct |
| Nach 5 Tagen ohne Reaktion | „Sollen wir dir den Starttermin freihalten?" | Marketing | 11,3 ct |
| Kein Termin gewählt | Nach 2 Tagen: „Magst du doch einen Termin?" mit Liste | Marketing | 11,3 ct |
Ein Lead kostet über die ganze Strecke 20 bis 30 Cent an Meta. Ein Studio mit 40 Leads im Monat zahlt rund 10 Euro. Das steht in keinem Verhältnis zu einem Vertrag.
5. Strecke 2: Mitglieder nach dem Training
Der Ablauf
- Rein in den Kanal. QR am Tresen und am Check-in-Terminal, Willkommensmail, Mitgliederbereich, der Trainer. Der Scan öffnet WhatsApp mit „Ja, ich möchte Updates per WhatsApp (M-OPT)". Die Nummer wird gegen die Studiosoftware abgeglichen, das Opt-in mit Zeitstempel gespeichert. Nicht gefunden: Mitgliedsnummer erfragen oder ans Team.
- Auslöser: Check-out, ersatzweise Check-in plus 90 Minuten (echte Check-outs sind selten, siehe Tabelle).
- Nicht jedes Mal. Frühestens alle 14 Tage, im Schnitt jeder 6. bis 8. Besuch, nie nach 21 Uhr, nie in den ersten 3 Besuchen.
- Die Frage als Utility-Vorlage (4,6 ct) mit drei Tasten.
- Die Antwort öffnet das Fenster. Ab jetzt ist alles Weitere kostenlos und darf wie ein Gespräch sein: bei „Top" der persönliche Einladungslink aus dem Scouting (Bonus beim echten Besuch des Freundes, wie heute gebaut), jede dritte positive Antwort stattdessen die Google-Bewertung. Bei „Ging so" oder „Nicht gut": Freitext, dann Übergabe ans Team mit Markierung „Feedback negativ", kein Empfehlungslink.
- Weitere Anlässe, gleiche Mechanik: 10. und 50. Besuch, Geburtstag (Gratis-Shake), 3 Wochen ohne Besuch, neuer Kurs im Lieblingsslot, Vertragsjubiläum. Jeder Anlass ein Schalter je Studio.
scouting.sim-tools.cloud/s/7kq2m19:205.2 Woher kommt der Check-out? Geprüft am 11.09.
| Software | Check-in | Check-out | Weg | Stand |
|---|---|---|---|---|
| Magicline | CUSTOMER_CHECKIN (Webhook, entityId = customerId) | CUSTOMER_CHECKOUT und AUTOMATIC_CUSTOMER_CHECKOUT (Sammel-Ereignis je Studio mit customerId + checkoutTime) | Webhook, Echtzeit | beantragt 08.09. Verarbeitung im Hub fehlt. Zusage im Antrag „no visit history is stored": Ereignis verarbeiten und verwerfen, gespeichert nur „letzte Nachricht am". |
| Agilea | Datenquelle checkIn = wer gerade im Studio ist (live 29 Personen um 06:03 Uhr) | Datenquelle checkInHistory mit Checkin, Checkout, Studio, UMD_ID, Mitgliedsnummer, guest; Zeitfilter und Sortierung funktionieren | Abfrage alle 5 Minuten mit dem vorhandenen Zugang; Webhooks für Check-ins hat Florian am 25.08. angeboten (Echtzeit-Stufe) | machbar ab sofort Befund: Check-outs bei Life X fast immer automatisch zum Ladenschluss (alle 21:59:11), echte Check-outs selten. Deshalb Auslöser „Check-in + 90 Minuten", echter Check-out, wenn früher. |
| aidoo | Felder latest_checkin / checkedin am Mitglied, avg_checkins_per_week | nicht vorhanden | Abfrage je Mitglied, teuer bei großen Beständen | Rückfrage an Jens: Check-in-Liste mit Zeitstempel je Studio oder Push? Bis dahin Anlässe ohne Check-out (Geburtstag, Inaktivität, Jubiläum). |
Kurz: Magicline und Agilea tragen die Strecke, Agilea sogar ohne Zutun des Herstellers. Pilot wäre Life X (Agilea) oder Impuls (Magicline). AktiVita (aidoo) bekommt zuerst Strecke 1.
Was das kostet und bringt
800 Mitglieder, 40 Prozent Opt-in, je 2 Nachrichten im Monat: 640 Utility-Vorlagen, rund 30 Euro im Monat an Meta. Geben 5 Prozent den Link weiter und wird jede vierte Einladung zum Probetraining, sind das 8 Probetrainings im Monat aus Empfehlung, die heute nicht entstehen.
Datenschutz in fünf Punkten
- Opt-in mit Zeitstempel und Wortlaut speichern, „STOP" sofort wirksam.
- Check-in-Ereignisse nur flüchtig verarbeiten.
- AVV mit dem Studio um WhatsApp ergänzen; Meta ist Auftragsverarbeiter des Studios (bestätigt beim Embedded Signup).
- Datenschutz-Baustein „WhatsApp-Kommunikation" in Template v1.
- Keine Gesundheitsdaten im Chat, das Feedback bleibt bei „wie war das Training".
Später: Service-Bot für Mitglieder
Öffnungszeiten, Kursplan („Was läuft morgen um 18 Uhr?"), Kurs buchen und stornieren, Vertrag pausieren (Übergabe ans Team), Sprachnachrichten transkribieren, Kursplan-PDF auf Zuruf. Gleicher Motor, Mitglieder-Modus statt Interessenten-Modus, erkannt über die Nummer.
6. Wie andere es machen
- Deutsche Anbieter für Studios (athleo, assistent24, Inno Agent, Chatarmin): „Probetraining per WhatsApp buchen", Click-to-WhatsApp auf der Website, Terminerinnerung, Rückholung inaktiver Mitglieder, Geburtstagsnachricht. Typisch 99 bis 300 Euro im Monat je Studio plus Meta-Gebühren, Einrichtung in 5 bis 7 Tagen mit individuellem Prompt je Studio.
- International (SimplyBoost, ChitChatBot, WhatZCRM, Interakt): dasselbe Bild, dazu Kurs-Erinnerungen, Kündigungs-Rückholung, Referral-Links im Chat, Feedback nach Besuch. Genannt werden 2- bis 5-fach höhere Abschlussquoten von In-Chat-Formularen gegenüber Web-Formularen.
- Was fast keiner hat: Check-in aus der Studiosoftware als Auslöser, echte Terminbuchung in Kalender oder Studiosoftware, und ein Empfehlungssystem mit Bonus-Nachweis. Das ist unser Unterschied, weil diese drei Stücke im Hub schon existieren.
- Das Typeform-Muster ist die Standardlösung kleiner Agenturen, weil es ohne API-Freigabe geht. Es skaliert nicht, weil ein Mensch jedes Gespräch eröffnen muss.
7. Etappen
Renés drei Videos, Review Stufe 1 einreichen (Tobias), nach Freigabe „Ohne Partner onboarden", Zahlungsmethode bei SimGym hinterlegen.
René + Tobias, 1 Tag · bis 27.09.2026Click-to-WhatsApp-Knopf und QR in Template v1 mit Kennungen, Kennung-Erkennung im Bot, Antwort-Buttons und Listen im Bot-Motor, Terminwahl als Liste, Lead-Quelle whatsapp, Bestätigung und Erinnerung als Vorlagen, Zähler in der Kundenakte.
4 bis 5 Tage · Test-WABA reicht für SimGym, erster Kunde nach ReviewFeedback-Vorlage am Folgetag, Angebot nach Probetraining, Nachfass-Regeln, Ausstieg „STOP", Kennzahlen im Portal.
2 TageOpt-in-Strecke (QR, Abgleich, Speicherung), Magicline CHECKIN/CHECKOUT-Verarbeitung, Agilea-Check-in-Poller, Regelwerk, Feedback-Vorlage mit drei Tasten, Scout-Link und Google-Weiche, Team-Übergabe bei negativ.
4 bis 5 Tage · Pilot Life X oder ImpulsInaktivität, Jubiläen, Geburtstag, Kursplan-Antworten, Kursbuchung, Sprachnachrichten, aidoo-Check-in nach Antwort von Jens.
3 bis 4 TageBestellung und Anmeldung als WhatsApp-Flow im Chat.
2 bis 3 Tage, nach BedarfAlles läuft im Hub (Postfach, Bot-Motor, Lead-System). Nichts davon braucht n8n oder einen fremden Dienst.
8. Entscheidungen für René
- Einstiegs-Standard: Click-to-WhatsApp als zweiter Knopf neben dem Formular auf allen Template-v1-Seiten. Vorschlag: ja, ab Werk an, je Kunde abschaltbar.
- Erster Kunde für Strecke 1: SimGym bis zum Review, dann AktiVita als erster echter Kunde (ersetzt das Typeform, aidoo-Terminquelle muss stehen).
- Pilot für Strecke 2: Life X (Agilea, sofort per Polling) oder Impuls (Magicline, wartet auf Produktionsfreigabe). Vorschlag: Life X.
- Frequenz-Regel: alle 14 Tage, jeder 6. bis 8. Besuch, keine Nachricht nach 21 Uhr. Passt das?
- Google-Bewertung im Wechsel mit Empfehlung (jede dritte positive Antwort) oder nur Empfehlung?
- Preis: Teil des Postfach-Moduls oder eigenes Modul „WhatsApp-Assistent"? Meta-Gebühren zahlt das Studio direkt, das gehört ins Angebot.
- aidoo-Frage an Jens: darf ich die Rückfrage zu Check-in-Listen formulieren?
- Ton des Bots: du-Form je Kundenakte wie heute, Emojis nur auf den drei Tasten.
Nächster Schritt: nach deinen Entscheidungen W1 bauen und auf SimGym mit der Testnummer abnehmen, parallel den Review einreichen.