Interessenten und Mitglieder schreiben dem Studio dort, wo sie ohnehin den ganzen Tag sind. Der Assistent antwortet sofort, bucht Termine in die Studiosoftware und übergibt an das Team, sobald ein Mensch gebraucht wird.
Das ist kein Entwurf, sondern der Wortlaut, den der Assistent heute schickt. Rechts steht, was dabei im Hintergrund passiert.
Sie kommt über den Knopf auf der Probetrainingsseite. Der Assistent weiß dadurch, worum es geht, und fragt nicht erst, ob ein Termin gewünscht ist. Im Chat selbst steht kein Code, nur der Satz.
Die Slots kommen live aus der Studiosoftware, nicht aus einem zweiten Kalender. Wer „Anderer Tag" tippt, bekommt bis zu acht weitere Zeiten als Auswahlliste.
Der Termin wird in Magicline, Agilea, aidoo oder den Google Kalender geschrieben. Der Lead landet gleichzeitig in der Zentrale, mit vollem Gesprächsverlauf für das Team.
Am Vortag und 90 Minuten vorher erinnert der Assistent. Am Tag danach fragt er, wie es war. Jede Antwort landet wieder im selben Chat, den das Team in der Zentrale mitliest.
Vier Stationen, immer in dieser Reihenfolge. Das Studio muss an keiner davon etwas tun, solange nichts Besonderes passiert.
Immer die Person selbst, nie das Studio. Das ist der entscheidende Punkt: eine eingehende Nachricht öffnet ein 24 Stunden langes Fenster, in dem alles frei antwortbar ist. Es braucht keine Einwilligung und kostet keine Vorlagengebühr.
Knopf auf der Website · QR-Code im Studio · Anzeige · Aushang
Er kennt Öffnungszeiten, Kursplan, Trainingsangebote, Tarife, Standorte und freie Termine, weil er dieselben Quellen liest wie die Website. Dazu kommt das Zusatzwissen, das der Betreiber selbst hinterlegt.
Antwortzeit wenige Sekunden, rund um die Uhr
Termin auswählen, Name und E-Mail im Chat, fertig. Kein Link auf ein Formular, kein Medienbruch. Was er nicht selbst darf, etwa eine Kündigung, erklärt er und reicht es an das Team weiter.
Buchung direkt in die Studiosoftware
Ein Mitarbeiter schreibt aus dem Postfach der Zentrale zurück, und der Assistent hält sich ab da heraus. Auch das Wort „Mitarbeiter" in einer Nachricht genügt, um zu übergeben.
Postfach in der Zentrale, Verlauf und Kontakt an einem Ort
Jeder Weg trägt seine eigene Herkunft, damit der Assistent sofort das richtige Ziel ansteuert. Der Interessent sieht davon nichts, er sieht nur einen normalen Satz.
„Per WhatsApp starten" auf der Probetrainingsseite, der Kontaktseite oder der Startseite. Ein Tipp, und der Chat ist offen.
Aushang in der Umkleide, am Tresen, auf dem Gerät. Die Zentrale erzeugt den Code je Studio und Anlass fertig zum Ausdrucken.
Wer aus einer Anzeige kommt, landet im Chat statt auf einer Landingpage. Bei Meta sind diese Gespräche 72 Stunden lang frei.
Bestandsmitglieder tippen einmal auf einen Knopf und schicken damit den Einwilligungssatz selbst ab. Der Wortlaut wird als Nachweis gespeichert.
Vier Bereiche. Die ersten beiden laufen ohne Einwilligung, weil sie zu einem laufenden Vorgang gehören. Die Mitglieder-Ansprache braucht ein dokumentiertes Ja.
Der Chat unten rechts auf der Studio-Website nutzt denselben Motor und dieselben Quellen. Wer dort anfängt und lieber in WhatsApp weiterschreibt, bekommt dieselben Antworten und dieselbe Terminbuchung.
Jeder Anlass hat einen Auslöser, eine Wartezeit und eine Bremse. Der Betreiber sieht die Liste im Kundenportal und kann jede Zeile abschalten, verschieben oder im Text ändern.
| Anlass | Läuft los, wenn | Wartet | Bremse |
|---|---|---|---|
| Terminbestätigung | Termin gebucht | sofort | keine |
| Erinnerung Vortag | Termin in 24 Std. | sofort | Nachtruhe |
| Erinnerung 90 Minuten | Termin in 90 Min. | sofort | keine |
| Feedback Probetraining | Termin vorbei | 18 Std. | max. alle 30 Tage |
| Nachfassen bei Funkstille | Lead ohne Antwort | 2 Tage | max. alle 4 Tage |
| Willkommen Tag 1 | Vertrag neu | 1 Std. | 1 mal im Jahr |
| Nach der ersten Woche | Vertrag neu | 7 Tage | 1 mal im Jahr |
| Feedback nach dem Training | Check-in | 90 Min. | alle 14 Tage, ab 4 Besuchen |
| Seltener da als sonst | Rhythmus fällt ab | sofort | ab Werk aus, ab 8 Besuchen |
| 14 Tage nicht da | kein Check-in | sofort | alle 60 Tage |
| 30 Tage nicht da | kein Check-in | sofort | alle 90 Tage |
| Comeback vor der Frist | Frist in 60 Tagen | sofort | alle 180 Tage |
| Vertragsende naht | Ende in 30 Tagen | sofort | alle 180 Tage |
| Geburtstag | Geburtstag | sofort | 1 mal im Jahr |
| Meilenstein | 10 / 25 / 50 / 100 / 250 Trainings | 90 Min. | alle 60 Tage |
Nachtruhe heißt 21 bis 8 Uhr, in dieser Zeit geht nichts raus. Zusätzlich hält das System zwischen zwei Nachrichten an dieselbe Person mindestens sieben Tage Abstand, egal aus welchem Anlass.
Der Unterschied liegt selten in der Technik, sondern in der Zahl der Hürden zwischen Interesse und gebuchtem Termin.
| WhatsApp-Assistent | Terminbuchung auf der Website | Telefon | Formular oder E-Mail | |
|---|---|---|---|---|
| Was der Interessent tun muss | App öffnen, die er ohnehin offen hat, und schreiben | Seite finden, Kalender bedienen, Formular ausfüllen | anrufen und jemanden erreichen | Felder ausfüllen und warten |
| Erreichbarkeit | rund um die Uhr, Antwort in Sekunden | rund um die Uhr, aber ohne Antwort auf Fragen | nur besetzte Zeiten | bis jemand die Mails liest |
| Rückfrage möglich | ja, im selben Faden | nein, nur abbrechen | ja | ja, mit Tagen Verzögerung |
| Erinnerung | im selben Chat, Vortag und 90 Minuten vorher | E-Mail, oft ungelesen | ein zweiter Anruf | |
| Umbuchen | eine Nachricht | Link suchen, Vorgang wiederholen | erneut anrufen | erneut schreiben |
| Danach | der Kanal bleibt offen, Feedback und Einladung folgen | Kontakt endet mit der Buchung | nichts bleibt | Adresse im Verteiler |
| Aufwand im Studio | nur die Fälle, die ein Mensch braucht | Buchungen nacharbeiten | bindet Personal an der Theke | jede Anfrage von Hand |
| Laufende Kosten | Gespräche frei, nur angestoßene Nachrichten kosten Cent-Beträge | im Softwarepaket enthalten | Personalzeit | Personalzeit |
Eine Online-Terminbuchung wartet darauf, dass jemand sie findet und alleine durchhält. Der Assistent begleitet die Person durch dieselbe Strecke und bleibt danach erreichbar. Beides endet im selben Kalender, nur kommen im zweiten Fall mehr Leute dort an.
Abends um halb elf, sonntags, mitten im Kurs: geantwortet wird sofort. Wer eine Antwort bekommt, solange er noch sucht, vergleicht nicht weiter.
Zwei Erinnerungen und die Möglichkeit, mit einer Nachricht umzubuchen, statt einfach nicht zu erscheinen. Wer absagt, gibt den Platz wenigstens frei.
Öffnungszeiten, Kurszeiten, Preise und Terminwünsche sind der Großteil aller Anfragen. Die beantwortet der Assistent, das Team sieht nur noch die echten Fälle.
Das System merkt, wenn jemand seltener kommt als sonst, und meldet sich, bevor aus vier Wochen Pause eine Kündigung wird. Gemessen am eigenen Rhythmus der Person, nicht an einem starren Mittelwert.
Nach dem 50. Training passt die Bitte um eine Bewertung, mitten im Verkaufsgespräch nicht. Wer zufrieden antwortet, bekommt den Weg zu Google oder eine Einladung für einen Freund.
Chat, Kontakt, Termin, Lead und Verlauf stehen in der Zentrale. Kein zweites Postfach, kein privates Handy eines Mitarbeiters, keine Nachricht, die mit dem Urlaub verschwindet.
Der häufigste Einwand im Gespräch, und der am leichtesten zu entkräften.
Zwei Posten: die Gebühren, die Meta für angestoßene Nachrichten nimmt, und der monatliche Preis für den Assistenten.
Der interne Vorschlag liegt bei drei Stufen, entschieden ist er nicht. Bis dahin im Gespräch besser über den Nutzen sprechen und den Preis nachreichen.
Knöpfe, QR-Codes, Fragen beantworten, Termine buchen, Lead in die Zentrale.
Dazu Bestätigung, Erinnerungen, Feedback, Nachfassen bei Funkstille.
Dazu Willkommen, Inaktivität, Comeback, Vertragsende, Geburtstag, Meilensteine.
Vorschlag je Studio, zuzüglich Einrichtung und der Meta-Gebühren. Noch nicht freigegeben.
Wer die Grenzen von sich aus nennt, verliert im Gespräch nichts und gewinnt Vertrauen.
Behalten Sie die. Der Assistent bucht in genau dieselbe Software, er holt nur die Leute ab, die den Weg über die Seite nicht zu Ende gehen. Und er ist danach noch da, wenn jemand eine Frage hat.
Jedes Gespräch beginnt damit, dass die Person selbst schreibt. Für Werbung holen wir eine Einwilligung mit gespeichertem Wortlaut, STOPP wirkt sofort, und zwischen 21 und 8 Uhr geht gar nichts raus.
Er sagt in seiner ersten Antwort, dass er automatisch antwortet, und nennt den Weg zum Menschen. Sobald jemand aus dem Team schreibt, hält er sich heraus. Sie entscheiden je Anlass, ob er überhaupt losläuft.
Er antwortet nur aus den Daten des Studios, nicht aus dem allgemeinen Netz. Bei persönlichen Themen wie Vertrag oder Kündigung gibt er ab, statt zu raten. Jeder Verlauf steht in der Zentrale und ist nachlesbar.
Die Rufnummer gehört dem Studio, die Kontakte auch. Abschalten heißt: Knöpfe von der Website nehmen, Anlässe aus. Der Chatverlauf bleibt lesbar.